beSt for CI-Pro
Der alternative Mail-Client für das Erstellen, Versenden, Empfangen und Archivieren in Microsoft 365
beSt for CI-Pro - das besondere elektronische Steuerberaterpostfach
Im Rahmen einer großen Digitalisierungsoffensive soll auch die öffentliche Verwaltung digitalisiert werden. Die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) plant hierzu eine elektronische Steuerberaterplattform einzurichten, die als Identitätsprovider für Steuerberater dienen soll. Als erster Anwendungsfall dieser Plattform soll ab 01.01.2023 das besondere elektronische Steuerberaterpostfach, kurz beSt, eingeführt werden.
Das beSt ermöglicht einen einfachen, einheitlichen und vor allem rechtlich sicheren elektronischen Schriftverkehr der Steuerberater mit unter anderem Gerichten und Behörden und setzt hierfür die Identifizierung und Authentifizierung der Steuerberater voraus. Diese elektronische Signatur soll dabei als Ersatz für die Schriftform gelten. Die Registrierung bei der Steuerberaterplattform ist dabei verpflichtend.
Verschiedene Anbieter arbeiten bereits an einer Umsetzung des best-Postfachs in die Software-Systeme, der Steuerabteilungen und Steuerkanzleien. OmniSys verfolgt dabei den Ansatz einen Client für das beSt-Postfach direkt in Microsoft 365 zu integrieren. Auf diese Weise können Sie den gesamten Prozess in einem geschlossenen System durchlaufen.
Der beSt-Client für Microsoft 365 erfüllt folgende Grundfunktionen:
- Erstellen
- Versenden
- Empfangen
- Archivieren
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REthinking Tax — rethinking-tax.com
ursprünglich veröffentlicht
in der Zeitschrift REthinking Tax, Ausgabe 01/2023
Vertraute Arbeitsumgebung in Microsoft 365
Durch die Integration des Clients in die bekannte Microsoft Office Umgebung fällt die Einführung in die Software sehr leicht und kann direkt in die Unternehmensprozesse integriert werden. Eine aufwändige Schulung der Mitarbeiter entfällt somit. Die Funktionen des beSt-Postfachs inklusive der Authentifizierung können innerhalb der bekannten Microsoft 365 Umgebung angesteuert werden. Auf diese Weise versenden und empfangen Sie die Dokumente an einem Ort und vermeiden unnötige Medienbrüche.
Archivierung
Standardmäßig werden die Nachrichten, wenn sie nicht abgerufen werden, nach 120 Tagen automatisch gelöscht. Dies kann vor allem dann problematisch werden, wenn man die Nachrichten nicht manuell sichert und diese dann verloren gehen. Da man aber nachvollziehen möchte, welche Nachrichten, zu welcher Zeit von welchem Absender verschickt wurden, haben wir eine Lösung für die Langzeit-Archivierung umgesetzt. Der beSt for CI-Pro-Client verfügt über eine Schnittstelle zur Langzeit-Archivierung, die in jedem DMS erfolgen kann. Das heißt im konkreten Fall, dass alle Dokumente auffindbar sind und es ermöglicht die Erhaltung von Beweiskraft, Beweissicherung, Beweiswerterhaltung aller im Archiv liegenden Dokumente.
Optional mit CI-Pro erhältlich
Auf Wunsch können Sie unseren bewährten Vorlagenservice CI-
Pro hinzuerwerben. Mit dem Vorlagenmanagement CI-Pro können Sie Vorlagen über einen dynamischen Vorlagenserver speichern und mit den richtigen (Adress-)Daten an die entsprechenden Mitarbeiter verteilen.
Ihre Mitarbeiter erhalten immer On-Demand die aktuelle Vorlage für den Schriftverkehr. Anstatt Ihre Daten manuell einzugeben, bindet CI-Pro Neo Ihre Unternehmensdaten auf bidirektionale Weise aus Ihren ERP-Systemen ein und kann anhand von dynamischen Vorlagen intelligent, automatisiert und personalisiert Dokumente erzeugen. Es bietet sich an, den beSt for CI-Pro-
Client und das CI-Pro Vorlagenmanagement in Kombination zu nutzen.