Archivmanager
Sichere Aufbewahrung von Steuerbescheiden nach § 147 AO
Ein Archiv für aufbewahrungspflichtige Bescheide
Mit dem Abschluss des Sachverhalts ist ein Bescheid nicht erledigt: Als Buchungsbeleg ist er acht Jahre aufzubewahren, als sonstige Unterlage sechs – gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres der Entstehung.
Reguläre Ablagen sind ungeeignet; die Dokumente liegen in Laufwerksordnern oder in einer gewöhnlichen Anwendungsdatenbank: ohne Schreibsperre, ohne Fristenlauf, ohne Löschkonzept und ohne Nachweis, dass der Bestand seit der Ablage unverändert ist.
Der Archivmanager bietet dagegen eine umfassende Lösung für die sichere, nachvollziehbare und dokumentierte Archivierung Ihrer Steuerdokumente. Jeder Bescheid, jedes Dokument garantiert gesichert abgelegt, überwacht, protokolliert und am Ende der Aufbewahrungsfrist gesetzeskonform gelöscht.
Fünf Gründe für den Archivmanager
Die Frist läuft mit
Fristkategorie und Fristbeginn entstehen mit dem Dokument. Eine zweite Liste für Aufbewahrungsfristen entfällt.
Eingriffe werden erkennbar
Jedes Ereignis ist kryptografisch mit dem vorherigen verkettet. Nachträgliche Eingriffe brechen diese Kette.
Löschen statt liegen lassen
Nach Fristablauf wird gelöscht – mit Vorschau, Karenzzeit und einem Löschprotokoll für die Rechenschaftspflicht.
Keine neue Infrastruktur
Eine Webanwendung, eine Datenbank. Dieselbe Umgebung, die der Fristenmanager ohnehin voraussetzt.
Sicher und Unveränderbar
Jeder Bescheid wird als Paket einmal geschrieben und nie geändert. Ein kryptografisch verkettetes Änderungsprotokoll macht nachträgliche Eingriffe erkennbar.
Ein Dokumentenbestand statt vieler Ablagen
Aufbewahren, im Blick behalten, nach Fristablauf löschen: Aufgaben, die heute niemand verlässlich übernimmt, führt der Archivmanager im System – und belegt sie.
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Übernehmen Neue Bescheide werden im Minutentakt aus dem Fristenmanager übernommen; ohne Fristenmanager erfolgt die Ablage über die eigene Oberfläche. Das kurze Intervall wirkt zugleich als Korrekturfenster für Fehlablagen.
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Frist festsetzen Aus der Dokumentart ergibt sich die Kategorie: acht Jahre für Buchungsbelege, sechs für sonstige Unterlagen. Der Fristbeginn liegt am Ende des Kalenderjahres der Entstehung (§ 147 Abs. 4 AO).
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Hemmung überwachen Vorbehalt der Nachprüfung, Vorläufigkeit, offener Einspruch, laufende Außenprüfung: Solange ein Grund besteht, endet die Frist nicht. Im Zweifel gilt sie als gehemmt.
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Eingriffe erkennbar machen Jedes Ereignis wird mit dem vorherigen verkettet. Ein wöchentlicher Prüflauf rechnet die Kette nach, monatlich geht ihr Prüfwert an einen Empfänger außerhalb der IT.
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Löschen und nachweisen Vor der Löschung steht eine Vorschau mit Karenzzeit. Entfernt wird der Inhalt, nicht der Nachweis: Was existierte und nach welcher Regel es gelöscht wurde, bleibt belegt.
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Prüfen und exportieren Leser, Prüfer, Fristenverwalter und Administrator sind getrennt. Der Prüferzugang lässt sich auf den Prüfungszeitraum begrenzen und exportiert für den Datenzugriff Z1 bis Z3.
Duo? Mit dem Fristenmanager oder eigenständig
Im Zusammenspiel mit unserem Fristenmanager übernimmt der Archivmanager abgeschlossene Bescheide automatisch im Minutentakt. So bilden Sie den gesamten Weg eines Bescheids von der Erfassung über die Fristenüberwachung bis zur Löschung durchgängig ab. Als eigene Anwendung mit eigener Datenbank und eigenem Rechtesystem lässt er sich aber ebenso eigenständig einsetzen. Als Webanwendung auf Microsoft SQL Server benötigt er keine zusätzliche Infrastruktur.
Betriebsprüfung
Der Prüferzugang lässt sich auf den Prüfungszeitraum begrenzen und unterstützt
alle drei Formen des Datenzugriffs nach § 147 Abs. 6 AO:
- Z1, unmittelbarer Datenzugriff: Der Prüfer recherchiert selbst im Archiv, ausschließlich lesend.
- Z2, mittelbarer Datenzugriff: Ihre Mitarbeiter werten die Daten nach Vorgaben des Prüfers aus.
- Z3, Datenträgerüberlassung: Dokumente, Metadaten und Prüfsummen werden gebündelt und in auswertbarer Form exportiert.
Leser, Prüfer, Fristenverwalter und Administrator sind als Rollen getrennt vergeben.
Warum ist die Prüfkette so wichtig
Im geschäftlichen und rechtlichen Kontext reicht es nicht, dass ein Dokument nur unverändert ist – es muss auch lückenlos bewiesen werden können.
Die Prüfkette protokolliert jeden einzelnen Schritt von der Entstehung über die Erfassung bis zur endgültigen Archivierung. Sie beweist dem Betriebsprüfer, dass das Dokument im Archiv exakt dem Original entspricht und nachträglich nicht verändert wurde.
Die Prüfkette beantwortet die vier entscheidenden Fragen für jede Datei:
- Wer hat das Dokument bearbeitet, freigegeben oder archiviert?
- Wann ist das genau geschehen (genauer Zeitstempel)?
- Was wurde am System oder am Dokumentenstatus geändert?
- Warum wurde eine Änderung vorgenommen (z. B. Stornierungsgrund)?
Eine Prüfkette ist somit das Herzstück der revisionssicheren Dokumentenarchivierung.
Editionen
Jede Edition bietet den vollen Funktionsumfang.
Die Einstufung richtet sich nach dem Umsatz, bei Kreditinstituten nach der Bilanzsumme:
Archivmanager Kompakt: 100 Mio. bis 1 Mrd. €
Archivmanager Plus: 1 bis 10 Mrd. €
Archivmanager Professional: 10 bis 50 Mrd. €
Archivmanager Enterprise: ab 50 Mrd. €
Sehen Sie den Archivmanager in Aktion.
In einer persönlichen Web-Demo zeigen wir Ihnen, wie Sie Bescheide, Fristen und Dokumente an einer Stelle archivieren — und wie sich der Archivmanager in Ihre Abläufe einfügt.